Moduł przeznaczony jest do wszechstronnej obsługi procesu rekrutacyjnego kandydatów w szkole wyższej. Zawiera w sobie elementy rekrutacji tradycyjnej jak i rekrutacji przez Internet (w tym przypadku wymagane jest posiadanie Wirtualnego Dziekanatu).
Rejestracja tradycyjna kandydata jest używana w sytuacji, kiedy przyszły student odwiedza uczelnię w celu złożenia dokumentów i podpisania umowy. W takim przypadku pracownik działu rekrutacji wprowadza wszystkie dane osobowe, dane o kierunku, formie studiów, generuje indywidualny numer konta płatności elektronicznych oraz automatycznie generuje wpisowe i inne opłaty rekrutacyjne.
Celem rekrutacji internetowej jest natomiast usprawnienie procesu rekrutacji poprzez wykorzystanie nowoczesnego medium jakim jest Internet. Kandydat rejestrując się otrzymuje maila z loginem i hasłem do serwisu rekrutacyjnego. Następnie wprowadza wszelkie niezbędne dane osobowe wraz z preferowanym kierunkiem studiów, odciążając tym samym pracownika uczelni w dziale rekrutacji. Po poprawnym uzupełnieniu danych pobiera uzupełniony formularz rekrutacyjny, który drukuje i wysyła wraz z innymi dokumentami na adres uczelni lub dostarcza komplet dokumentów osobiście. Dalszy proces obsługi kandydata jest prowadzony za pomocą rekrutacji tradycyjnej.
Moduł pozwala na sprawne zarządzanie opłatami rekrutacyjnymi oraz na zaprezentowanie zebranych danych rekrutacyjnych w wielu aspektach pozwalając na zobrazowanie stanu prowadzonej rekrutacji.
Wygodna ewidencja kandydatów na studia, z możliwością nadania kandydatowi indywidualnego numeru rekrutacyjnego,
Znaczne skrócenie czasu rejestracji osoby poprzez wykorzystanie prostego w obsłudze formularza kartoteki kandydata,
Sortowanie i filtrowanie danych za pomocą dowolnych kryteriów,
Możliwość automatycznego naliczenia rekrutowanym osobom wielkości wpisowego w zależności od wybranego przez nich kierunku studiów,
Automatyczna kontrola powtórnie rekrutowanych absolwentów czy studentów którzy nie ukończyli uczelni, ProAkademia na podstawie nr pesel rozpoznaje, taką osobę, przepisuje dane wraz z numerem albumu,
Ewidencja dokumentów złożonych przez studenta w procesie rekrutacji,
Definiowanie dodatkowych pól do uzupełnienia związanych z rekrutacją na kierunek, czyli np. system można rozszerzyć o zbieranie informacji o wzroście studenta, znajomości języków, nr prawa jazdy czy dowolnego innego pola,
Definiowanie dowolnych cech kojarzonych z kandydatem np. niepełnosprawny, starosta grupy, używanych potem w różnych zestawieniach (np. GUS), sposób płacenia za studia roczny, semestralny czy ratalny (te dane są potem używane przez moduł czesne do generacji czesnego),
Możliwość zbierania informacji używanych do promocji czy upustów, np.: małżeństwa dostają 10% upustu. Dane te są potem wykorzystywane w module czesne do generacji rat studenckich),
Wstępny podział kandydatów w grupach już na etapie rekrutacji,
Notowanie dowolnych informacji w zakładce Uwagi,
Identyfikowanie kandydata poprzez możliwość dodania do kartoteki jego zdjęcia,
Możliwość skanowania i obróbki zdjęcia studenta bezpośrednio z ProAkademii, które potem jest wykorzystywane w elektronicznej legitymacji (SELS),
Możliwość ewidencji punktów rekrutacyjnych oraz generowanie na ich podstawie listy osób przyjętych na studia,
Nadawanie przyjętym kandydatom loginu i hasła dostępu do Wirtualnego Dziekanatu,
Nadawanie kandydatom numeru konta bankowego masowego, każdy kandydat dostaje już na etapie rekrutacji takie konto i może się nim posługiwać przez cały okres studiów,
Dwa widoki na formularz rekrutacyjny:
zakładki – tak jak na rysunku niżej,
w formie listy z możliwością przesuwania pól i ustawiania ich w dowolnej kolejności zgodnej z kolejnością na formularzu rekrutacyjnym danej uczelni,
Wydruki:
umowa o studiowaniu,
formularz z danymi osobowymi do podpisu przez kandydata,
wydruk z kopertami,
wydruk EN-1,
lista studentów albumami, lista przyjętych od – do,
Możliwość budowania własnego formularza rekrutacyjnego pokazywanego w Internecie wraz z dowolną kolejnością pól na takim formularzu,
Obsługa dodatkowych pól, które można dodać do kierunku, na który jest wykonywany nabór, tak aby kandydat je uzupełnił, są one potem używane w innych częściach modułu. Przykładowe pola to: nr prawo jazdy, sposób płacenia za studia ratalnie lub jednorazowo, waluta wpłat czy inne dowolne pola,
Podgląd na wszystkie dane wprowadzane przez serwis rekrutacyjny (część Wirtualnego Dziekanatu) w aplikacji ProAkademia,
Stany rekrutowanej osoby (rejestracja, zalogowanie, poprawne dane, przeniesiony do rekrutacji tradycyjnej). W każdej chwili można uzyskać ilości kandydatów w poszczególnych stanach rekrutacji w rozbiciu na poszczególne nabory lub zbiorczo,
Możliwość rekrutacji na wiele kierunków równocześnie, wydruk formularza „Karta kandydata”, który zawiera wszystkie wprowadzone dane rekrutacyjne, gotowe do podpisania,
Mechanizmy kontroli i weryfikacji wprowadzanych przez kandydata danych,
Szybkie weryfikowanie przez pracownika uczelni wpisanych danych,
Opcja przeniesienia danych do części tradycyjnej, powodująca zablokowanie modyfikacji danych przez kandydata za pomocą Internetu.
Powiadamianie o przyjęciu na studia, wraz z wydrukiem zaadresowanych kopert,
Automatyczne nadawanie nr albumu, nr legitymacji, określanie daty przyjęcia na studia i planowanego terminu ukończenia studiów,
Automatyczna zmiana statusu rekrutowanych osób z opcji „Kandydat” na „Przyjęty” na podstawie uzyskanych punktów w procesie rekrutacyjnym oraz innych kryteriów,
Kandydaci przyjęci na studia są widoczni w module Dziekanatowym w celu ich dalszego przygotowania do podjęcia studiów, po uzyskaniu statusu studenta nie są dostępni już w dziale rekrutacji,
Masowe wydruki decyzji o przyjęciu lub nie na studia.
