Dziekanat

Moduł pozwala na sprawne i łatwe wykonywanie czynności związanych z obsługą administracyjną, zarówno studentów, jak i prowadzących. Głównym celem modułu jest zarządzanie całym procesem nauki studenta od pierwszego semestru do ostatniego, wraz z praktykami, zapisami na specjalności, procesem obrony i wieloma innymi czynnościami wykonywanymi w dziekanacie.
Tutaj zarządza się kartoteką studenta będącą sercem systemu dziekanatowego, to tu są katalogowane i przetwarzane wszelkie dane osobowe studentów oraz dane o toku studiów. Za pomocą intuicyjnej listy prezentującej wszystkich studentów uzyskujemy szereg możliwości poprzez wyszukiwanie wedle wielu kryteriów (nazwisko i imię, nr albumu, nabór, semestr, studia i innych). Poza tym moduł pozwala na wykonanie wielu czynności np. rozpoczynanie i zamykanie semestru, wyznaczanie różnic programowych czy wydruk kart ocen.
Moduł zapewnia pełną obsługę Europejskiego Systemu Punktów Kredytowych (ECTS). Dodatkowo, oprócz rygorów ECTS można definiować rygory dla przedmiotów swobodnego wyboru (fakultetów) – funkcjonalność ta zmusza studenta do zapisu na przedmioty swobodnego wyboru tak, aby wypełnił nimi swój program nauki. System umożliwia także łatwe zapisywanie się na przedmioty przez studenta z poziomu Wirtualnego Dziekanatu lub wykonanie tej operacji przez pracownika uczelni bezpośrednio w module Dziekanat. Program sam potrafi zasugerować pasujące przedmioty i kontrolować ich wybór.
System pozwalana na wprowadzanie (o ile kwestura tak skonfiguruje Moduł Czesne) drobnych płatności przez pracowników dziekanatu. Głównym celem tej funkcjonalności, jest redukcja dokumentacji krążącej pomiędzy dziekanatem a kwesturą np. obciążenie studenta opłatą za zgubienie legitymacji.
System zapewnia dostęp do szeregu dostępnych wydruków. Zaprezentowanie zebranych danych w wielu aspektach oraz zobrazowanie stanu studentów, pozwala także na wydawanie wielu druków i zaświadczeń przydatnych w procesie dydaktyki.

Korzyści

Prowadzenie ewidencji studentów wszystkich rodzajów studiów: dziennych, wieczorowych, zaocznych, eksternistycznych, podyplomowych czy kursów,
Ułatwia szybką i efektywną prace dziekanatu poprzez intuicyjną i przystępną formę,
Wielokanałowa obsługa studenta na poziomie jednego pulpitu, dzięki czemu praca dziekanatu jest bardziej zorganizowana i efektywna.

Kartoteka studenta

Ewidencja studentów wszystkich rodzajów studiów: dziennych, wieczorowych, zaocznych, eksternistycznych, podyplomowych czy kursów,
Tworzenie przejrzystej listy wszystkich studentów,
Możliwość szybkiego wyszukania konkretnego studenta,
Łatwe sortowanie i filtrowanie danych za pomocą różnorodnych kryteriów,
Ewidencja i definiowanie statusu studenta (studiujący, zawieszony, urlop dziekański, powtarzanie),
Stworzenie kartoteki ze wszystkimi informacjami o studencie,
Łatwe identyfikowanie studenta poprzez możliwość dodania do kartoteki jego zdjęcia,
Możliwość skanowania i obróbki zdjęcia studenta bezpośrednio z ProAkademia które potem jest wykorzystywane w elektronicznej legitymacji (SELS),
Automatyczna rejestracja w kartotece studenta historii przebiegu studiów oraz możliwość samodzielnego dodawania istotnych zdarzeń dotyczących studenta np. zmiana nazwiska, zamknięcie semestru, dodanie/usunięcie z grupy, zmiana statusu,
Łatwe wprowadzanie danych personalnych studentów (imiona, nazwiska, adresy, telefony, e-maile, itp.) oraz danych o wykształceniu, znajomości języków obcych, doświadczeniu zawodowym,
Definiowanie dodatkowych pól do uzupełnienia związanych z rekrutacją na kierunek, czyli np. system można rozszerzyć o zbieranie informacji o wzroście studenta, znajomości języków, nr prawa jazdy czy dowolnego innego pola,
Definiowanie dowolnych cech kojarzonych z kandydatem np. niepełnosprawny, starosta grupy, używanych potem w różnych zestawieniach (np. GUS), sposób płacenia za studia roczny, semestralny czy ratalny (te dane są potem używane przez moduł czesne do generacji czesnego),
Kontrola toku studiów, ewidencja: skreśleń, urlopów, wpisów warunkowych, indywidualnego toku studiów, rezygnacji, przeniesień, różnic programowych,
Łatwy wgląd w listę wydanych studentowi zaświadczeń,
Ewidencja praktyk studenckich,
Czytelna informacja o aktualnym stanie zaległości danego studenta,
Szczegółowy podgląd na stan zaległości studenta – spłaty rat czesnego i innych opłat,
Możliwość wygenerowania studentowi dodatkowej należności np. za egzamin poprawkowy, różnice programowe czy wydanie duplikatu legitymacji,
Dostęp do informacji o przedmiotach studenta w poszczególnych semestrach, jego ocenach i średniej,
Ewidencja dowolnie definiowanych średnich ocen,
Szybkie wyszukiwanie różnic programowych,
Możliwość indywidualnego wydrukowania karty studentowi, wprowadzenia ocen i zaliczenia semestru,
Ewidencja dokumentów złożonych przez studenta oraz data ich odbioru,
Definiowanie dowolnych pól np. student niepełnosprawny, starosta grupy i wyszukiwania na liście studentów po tych polach,
Możliwość indywidualnego przypisania (lub usunięcia) studenta do grupy,
Możliwość zapisów na prace dyplomowe i zarządzania tymi zapisami,
Zautomatyzowanie obsługi procesu obrony prac dyplomowych, wydruk recenzji i protokołu na egzamin dyplomowy, wyliczenie końcowej oceny ukończenia studiów,
Wydruk suplementu do dyplomu w języku polskim oraz w pięciu językach obcych, łatwe za pomocą klawiszy skrótów przełączanie się pomiędzy zakładkami,
Możliwość zapisania dodatkowych informacji o studencie w zakładce Uwagi.

ECTS i rygory

Możliwość przypisania punktów (ECTS i fakultatywnych) do każdego przedmiotu w planach studiów,
Wprowadzanie rygorów zaliczeniowych (ECTS i fakultatywnych) dla każdego z semestrów,
Kontrola zamykania semestru – trzy tryby pracy (standardowy – wszystkie oceny pozytywne, mieszany – wszystkie oceny pozytywne i spełnione rygory punktowe, pełen ECTS – kontrola tylko spełnienia rygorów punktowych),
Możliwość przypisywania innych punktów ECTS do kartoteki studenta, niż wynikających z planu studiów.

Przedmioty obieralne i fakultatywne

Definiowanie przedmiotów obieralnych i fakultatywnych w planach studiów,
Kopiowanie tych definicji do kartotek studentów,
Obieralnie przedmiotów obieralnych w trybie pojedynczym lub zestawami. Tryb pojedynczy zamienia jeden przedmiot obieralny na jeden z wielu z listy obieralnej. Tryb zestawami, używamy wtedy gdy chcemy wybrać całą pulę przedmiotów. Przykładowo w planie studiów mamy dwa przedmioty obieralne zestawami. Wówczas program pozwala na wybranie dwóch przedmiotów z jednego z przygotowanych zestawów (gdzie każdy zestaw posiada dwa konkretne przedmioty, które mogą być obrane),
Przedmioty swobodnego wyboru (fakultatywne) różnią się od obieralnych tym, że student może wybierać dowolną liczbę różnych przedmiotów fakultatywnych, jednakże jest ograniczony w tym wyborze rygorami punktowymi – np. posiada rygor 45 punktów na semestr i może wybrać trzy przedmioty po 15 punktów, lub jeden za 30 i jeden za 15, lub jeden za 45 punktów – suma punktów nie może przekroczyć rygoru 45 punktów,
Obranie przedmiotu powoduje zapisanie się studenta na ten przedmiot, pojawieniem się jego nazwiska na protokołach oraz zamianę nazwy dotychczasowego przedmiotu obieralnego (zawartego w kartotece) na rzeczywistą nazwę przedmiotu,
Obieralność może być realizowana za pomocą ProAkademii (wówczas studenci wyrażają chęć uczestnictwa w przedmiotach obranych w dziekanacie np. wpisując się na listy), lub za pomocą Wirtualnego Dziekanatu, w którym student samodzielnie może zapisać się na preferowane zajęcia,
Przy obieralności za pomocą Wirtualnego Dziekanatu, należy definiować także okna czasowe w których to studenci mogą się zapisywać na przedmioty obieralne lub fakultatywne,
Okno czasowe może być definiowane dla grupy studenckiej lub dla dowolnego pojedynczego studenta,
System kontrola ilości studentów mogących zapisać się na dany przedmiot oraz nie pozwala na wybranie tego samego przedmiotu drugi raz.

Zarządzanie grupami

Możliwość definiowania rożnych rodzajów grup studenckich (wykładowe, ćwiczeniowe, językowe, seminaryjne itp.). Grupy mogą być różne na poszczególne semestry, daje to możliwość innego układu grup w dziekanacie w toczącym się semestrze i w nadchodzącym roku akademickim (ułatwia harmonogramowanie),
Możliwość szybkiego, masowego dodania studentów do grup,
Generowanie różnego rodzaju wydruków list studentów w grupach,
Kontrola poprawności przypisania studentów do grup,
Możliwość automatycznej edycji danych studentów z wybranej grupy,
Automatyczne przenoszenie, kopiowanie lub usuwanie studentów z grup.

Sesja

Szybkie przygotowanie sesji poprzez automatyczne wygenerowanie studentom przedmiotów do zaliczenia w danym semestrze/roku,
Ocena studenta także za pomocą systemu punktowego oraz ECTS,
Naliczanie średnich za studia, do stypendium i do dyplomu wg dowolnego algorytmu definiowanego przez końcowego użytkownika,
Łatwe przypisanie prowadzących do uruchomionych przedmiotów,
Generowanie wydruku wzorów wpisów do indeksu,
Możliwość szybkiego wydrukowania dużej ilości kart ocen dla studentów i protokołów dla prowadzących, każda karta i protokół ma swój nadawany numer,
Wydawanie duplikatów kart i protokołów,
Możliwość drukowania kart w trybie dwustronnym,
Sprawne drukowania kart i protokołów na terminy poprawkowe wraz z drukowaniem masowo kart poprawkowych,
Kontrola wydawania i przyjmowania kart i protokołów,
Możliwość zablokowania wydania karty studentom, którzy przekroczyli ustaloną granicę zaległości,
Szybkie i łatwe wprowadzanie ocen studentów. Ocenę można wprowadzić jednym kliknięciem myszki,
Wprowadzanie zwolnień lekarskich skutkujących przywróceniem terminu,
Zminimalizowanie możliwości pomyłki przy uzupełnianiu ocen studentów, program na bieżąco pokazuje ew. różnice pomiędzy kartą, a protokołem,
Specjalizowany formularz do szybkiego wprowadzania ocen dla studentów przyjmowanych z innych uczelni,
Automatycznie zaliczanie semestru/roku studentom, wraz z wyliczeniem średniej oceny za semestr,
Szybkie wyszukiwanie studentów z brakami,
Możliwość szybkiego wydruku dzienników studiów i karty studenta.

Opłaty i finanse

Podgląd pod pełną kwotę zaległości studenta, wraz z odsetkami wyliczanymi na dzień dzisiejszy,
Podgląd na każdą ratę studenta, wraz z informacją o wysokości jej uregulowania,
Podgląd na indywidualny numer konta płatności elektronicznych oraz numer konta do wypłat stypendialnych,
Możliwość wprowadzania drobnych opłat typu za zgubienie legitymacji, wprowadzanie opłaty za różnice programowe, egzaminy poprawkowe czy inne opłaty które nie są opłatami za studia wynikającymi z czesnego.

Proces dyplomowania, dyplomy, suplementy

Wprowadzanie tematów przyszłych prac dyplomowych,
Ewidencja zapisów na prace dyplomowe, wydruki prac z informacją o zapisanych studentach,
Obsługa egzaminów dyplomowych upoważniających do przystąpienia do obrony,
Wprowadzanie danych o pracach dyplomowych,
Wydruk recenzji dla recenzenta i promotora,
Wydruk karty przebiegu studiów i protokołu na obronę,
Kontrola obiegówek wraz z możliwością definiowania nowych np. rozliczenie się z akademikiem czy biblioteką,
Ewidencja pytań i ocen uzyskanych w trakcie odpowiedzi, kontrola poprawności wykonanych obliczeń (przez program), pliku pracy w formie elektronicznej,
Wydawanie dyplomów i suplementów w 6 językach,
Ewidencja daty odebrania dyplomu, przez kogo został on odebrany i czy na podstawie pełnomocnictwa.

Archiwizacja

Zaznaczanie danych studenta jako gotowe do archiwizacji przez działy uczelni (dziekanat, czesne, rekrutacja, stypendia, akademik itp.),
Wykonywanie masowej archiwizacji,
Archiwizowane są wszystkie dane związane ze studentem,
Dane zarchiwizowanych studentów nie można modyfikować, poza możliwością zaznaczenia informacji o odebraniu dokumentów posiadanych przez uczelnie,
Przywracanie zarchiwizowanych danych studentów – dane ponownie można modyfikować,
Możliwość wykonania dla zarchiwizowanych studentów następujących wydruków: dane osobowe, koperta, odpis dyplomu, odpis suplementu i wielu innych.

Wydruki, zaświadczenia, decyzje

Generowanie wszystkich niezbędnych zaświadczeń tj.
- zaświadczenia o odbywanych studiach,
- zaświadczenia dla banku,
- zaświadczeń dla ZUS,
- zaświadczenie o ukończeniu studiów wyższych,
Ewidencja wszystkich wydawanych zaświadczeń,
Zgodność wzorów wszystkich zaświadczeń z wymogami legislacyjnymi,
Ewidencja wydanych dyplomów, suplementów oraz wydruków z automatyczną rejestracją daty wydania i odbiorcy,
Pełna kontrola wydawania zaświadczeń np. blokowanie wydruku drugiego zaświadczenia do banku w tym samym semestrze,
Możliwość drukowania w języku polskim i angielskim: dyplomów, odpisów dyplomów, suplementów, zaświadczeń ukończenia studiów, karty przebiegu studiów,
Obsługa wielu decyzji m.in.:
- o przyjęciu na studia,
- o powtarzaniu semestru,
- o skreśleniu,
- o przyznaniu urlopu,
Możliwość tworzenia własnych decyzji wraz z możliwością dodawania dodatkowych pól do decyzji uzupełnianych przez użytkownika w chwili wydruku,
Przejrzyste przygotowanie wydruków prezentujących informacje o wybranej grupie studentów m.in.:
- liczba studentów miastami/województwami,
- średnia końcowa studentów,
- średnia za wybrane semestry,
- stypendium socjalne, naukowe,
- zestawienie z ukończonych kierunków/uczelni,
Możliwość samodzielnej edycji istniejących wydruków,
Automatyczne wygenerowanie zestawienia dla WKU,
Szybkie zebranie informacji o studentach niezbędnych do zestawienia dla GUS,
Możliwość generowania sprawozdania EN1 dla MENiS,
Wydruk średnich stypendialnych dla wybranej grupy studentów,
Wydruk listy studentów zalegających z wpłatą czesnego,
Możliwość utworzenia dowolnie zdefiniowanych wydruków, raportów i zaświadczeń przez administratora systemu.